Rassembler les références disponibles
Préparez la carte ou les documents associés, sans publier leurs numéros. Si la clé commande une partie commune, demandez au gestionnaire qui peut autoriser la reproduction. Certaines demandes doivent passer par un interlocuteur désigné.
Définir le nombre de doubles
Avant de commander, comptez les utilisateurs et les jeux de secours nécessaires. Précisez si un exemplaire a été perdu : refaire un double et retirer un droit d’accès répondent à deux besoins différents.
Votre demande, votre fermeture
Précisez le lieu, les clés disponibles et ce qui a changé. Faites confirmer le diagnostic, le devis et le rendez-vous.
Prévoir les essais
Faites confirmer le délai de commande et les conditions de remise. Essayez chaque nouvelle clé sur les accès concernés avant de la confier à son utilisateur. Si la clé d’origine accroche déjà, signalez-le : une copie peut reproduire une difficulté existante sans résoudre le problème du cylindre. Conservez les documents de reproduction à part du trousseau.